• Genel Belgelendirme Kuralları

1 - GİRİŞ
Bu Uygulama Prensipleri; Ulusal Akreditasyon kuruluşları ve uluslararası düzenleyici kuruluşların şartlarına uygun olarak QA TECHNIC’ in tüm operasyonlarında uygulanmak üzere yazılmıştır. QA TECHNIC Akreditasyon kuruluşlarının şartlarına, uluslararası düzenleyici kuruluşların rehberlerine  ve belgelendirme standartlarına uygun olarak çalışır.

2 - KAPSAM

Alberk QA Uluslararası Teknik Kontrol ve Belgelendirme A.Ş.; yönetim sistemleri, ürün belgelendirme (CE), muayene, personel belgelendirme, kalibrasyon ve isg laboratuvarı konularında, ilgili standart ve yönetmelikler kapsamında çalışan firmaların başvuruları doğrultusunda, ilgili şartları karşılayan firmaları bağımsız olarak tetkik eder ve belgelendirir. Ayrıca genel katılıma açık eğitimler düzenler ve başarılı katılımcıları belgelendirir.

3 - GİZLİLİK

Alberk QA Teknik, iç ve dış tüm çalışanlarının tanıklık ettiği gizli bilgilerin gizliliğin korunmasını sağlamakla sorumludur. Bu amaçla tüm iç ve dış personelimiz ile gizlilik sözleşmesi yapılmıştır.
Ayrıca kuruluşlarla yapılan tüm sözleşmelerde gizlilik ile ilgili taahhütler karşılıklı olarak imza altına alınmaktadır.
Denetim raporlarının, personel sınavlarının yazılı kopyaları ; özel personel sorumluluğundaki arşiv odalarında, elektronik kopyaları ise Alberk QA Teknik özel yazılımında arşivlenmekte ve ofis dışına çıkarılmamaktadır.
İlgili yasal otoriteler bilginin üçüncü taraflara açıklanmasını istediğinde; tedarikçiye kanunların izin verdiği ölçüde bilgi verilir. Tedarikçiden yazılı talebi olmadan hiçbir bilgi dışarıya verilmeyecektir.

4 - ORGANIZASYON

QA TECHNIC Organizasyon Şemasına, sorumluluklara ve firmamızın raporlama sistemine istendiğinde ulaşılabilir.

5 - GENEL ŞARTLAR

QA TECHNIC'ten Belge almak ve sürdürmek için temel şartlar:
5.1 Müracaatta bulunan firma başvurulan ilgili standarda ait rehberlerde belirtilen kurallara, aşağıdaki prosedür ve kurallara uymak ve uygun bir şekilde çalışmak zorundadır.
5.2-Müracaat eden firma ilgili Denetim Programını tamamlamak için QA TECHNIC'e gerekli tüm bilgileri sağlamalıdır
5.3-QA TECHNIC Belgenin verilmesi için şartların karşılandığı konusunda tatmin olmamışsa bu görüşleri ve olumsuzlukları müracaat eden firmaya bildirir.
5.4- Müracaat eden firma belirlenen süre içinde tüm şartların karşılandığı ile ilgili gerçekleştirilen Düzeltici/Önleyici faaliyetleri gösterebildiğinde (bu Faaliyetler doküman göndermeyle doğrulanamıyorsa), Firmamız yeni bir tetkik ayarlar ve bunu bir maliyet olarak firmaya fatura eder.
5.5-Müracaat eden firma Düzeltici/Önleyici Faaliyetleri belirlenen periyotta karşılayamazsa QA TECHNIC firmanın tetkikinin tamamını yeniden gerçekleştirmesi gerekebilir ve maliyetleri firmaya fatura edebilir.
5.6-Uygunluğun tespiti yerinde tetkiklerde gerçekleştirilir ve belge kapsamında yazılacak kapsam tetkik sonunda belirlenir
5.7-Ücretler teklifte belirlenen zaman içinde ödenir. İlk belgelendirme ücreti veya yeniden belgelendirme ücreti ödeninceye kadar belgeler yayınlanmaz. Gözetim ücretleri ödenmediğinde belge askıya alınır veya geriye çağrılır.
5.8-Müracaat eden firma teklifte yer alan sürelerde QA TECHNIC tarafından gözetim denetiminin gerçekleştirilmesini sağlamalıdır.
5.9-Akreditasyonumuz altında düzenlenmiş belgeler ile ilgili akreditasyonun iptali veya askıya alınması halinde IAF Karşılıklı Tanınma Anlaşmasına imza atmış bir akreditasyon kurumunun akredite ettiği diğer bir belgelendirme kuruluşuna, sizlerin talebi dahilinde belge transferi yapılır.
5.10-Belge almaya hak kazanmış olan müşterimiz, logo, marka, ifade ve belge kullanımında, web sitemizde yer alan “ logo ve marka kullanım talimatına” na uygun davranmakla yükümlüdür. Ayrıca belgelendirme kurallarının imzalanması ile müşteri aşağıdaki kuralları kabul ettiğini teyit eder;

a) Internet, dokümanlar, broşürler veya reklamlar ya da diğer dokümanlar gibi iletişim ortamlarında, belgelendirme durumunu kamuoyu ile paylaşırken, QA Technic’in şartlarına uymak,
b) Belgelendirmesine ilişkin herhangi bir yanıltıcı beyanatta bulunmamak veya buna müsaade etmemek
c) Belgelendirme dokümanını ve bunun herhangi bir kısmını yanıltıcı bir tarzda kullanmamak veya kullanımına müsaade etmemek
d) Belgenin geri çekilmesi durumunda QA Technic’in yönlendirdiği şekilde, belgelendirmeye atıfta bulunan bütün reklam malzeme ve faaliyetlerinde kullanımın durdurmak
e) Belgelendirme kapsamı daraltıldığında, buna göre bütün reklam malzemelerini değiştrmek
f) Yönetim sisteminin belgelendirilmiş olmasının, QA Technic’in bir ürünü (hizmet dâhil) veya prosesi belgelendirmesi izlenimini verecek şekilde kullanılmasına izin vermemek
g) Belgelendirmenin belgelendirme kapsamı dışındaki faaliyetlere ve adreslere uygulandığı izlenimini vermemek


5.11-Firmamızdan herhangi bir konuda bilgi talebinde bulunmak isteyen kişiler; info@qatechnic.com mail adresine talepleri hakkında mail atmaları durumunda, konu hakkında ilgili kişilere yönlendirileceklerdir.

6 - BELGELENDİRME MÜRACAATI

Firmamızın sunduğu hizmetler web sitemizde tanımlanmıştır. Bu hizmetler doğrultusunda hazırlanan başvuru formları da yine web sitemizde paylaşıma açılmıştır. Bu formlar web sitesi üzerinden doldurulabileceği gibi çıktı alınarak fax-mail-kargo yolu ile de tarafımıza ulaştırılabilir. Başvuru formu tarafımızca uygunluk açısından değerlendirilir. Uygun olmaması durumunda gerekli açıklama başvuru sahibine yapılır. Uygun olması durumunda ise fiyatlandırma aşamasına geçilir.
Tetkik kapsamına göre fiyatları içeren teklif, müracaat eden firmaya gönderilir. Potansiyel müşteri, teklifi aldığında fiyatların düşürülmesi ve detayları ile ilgili istekte bulunduğunda bu isteği değerlendirme Genel Müdürün yetkisi dahilindedir. Başvuru formu müracaat eden firmanın Yönetim Temsilcisi tarafından imzalanır ve ekinde ödeme ücreti ve dokümanlarla birlikte QA TECHNIC’ e ulaştırılır. QA TECHNIC bu proje için uygun Tetkik Personelini tahsis eder. Tetkikçiler QA TECHNIC prosedürlerine uygun olarak Tetkiki gerçekleştirmekten sorumludurlar.
Sözleşme imzalanması aşamasında firmanın, en az aşağıda belirtilen belge ve dokümanları tarafımıza ulaştırması gerekmektedir.

- Firmanın sistem dokümanları (Varsa El Kitabı ve Prosedürler)
- Varsa tanıtıcı dokümanlar (broşür, katalog, reklam cd'si vs.)
- Sözleşmeleri imzalayan yetkiliye ait imza sirküleri
- Ticaret Sicil Gazetesinin kopyası
- Faaliyet Belgesi

7-TETKİK

Yönetim Sistemleri Belgelendirme tetkikleri 2 Aşamalı yapılmaktadır. Aşama 1 tetkikinin yapılmasının amacı; Firma kapsamının ve proses akışının yerinde doğrulanması, lokasyonun ve sahaya özgü koşulların değerlendirilmesi, uygunluk, yasal şartlar ve düzenleyici unsurlarla ilgili kapsam, prosesler, lokasyonlara göre ihtiyaç duyulan bilgilerin toplanması, altyapı ve proses şarları ile ilgili tanımlamaların incelenmesi, iç tetkik ve YGG'nin etkili bir şekilde planlanmakta ve yerine getirilmekte olup olmadığının ve yönetim sisteminin uygulama seviyesinin, müşteri kuruluşun aşama 2 tetkiki için hazır olup almadığının değerlendirilmesi, etkinliğinin kontrol edilmesi, gidecek denetçilerin firma kapsamına göre kontrolünün yapılması, firmanın sistem kurulumu mantığının standarda uygunluğunun gözden geçirilmesi, aşama 2 kaynaklarının sağlanmasını gözden geçirmek ve müşteri kuruluş ile aşama 2 tetkikinin detaylarını görüşmek, başvuran kuruluşun prosesleri ve yönetim sisteminin yeterli kavramasının teminiyle aşama 2 tetkikinin planlanmasına odaklanılmasının sağlanmasıdır.
Aşama 1 ve aşama 2 denetimi arasındaki süre müşteri ihtiyaçlarına göre belirlenir ancak 6 ayı aşamaz.
Aşama 1 denetiminin sonuçları aşama 2 denetiminin ertelenmesi veya iptal edilmesine sebep olabilir.
Yönetim sistemini etkileyebilecek herhangi bir önemli değişiklik meydana gelmesi durumunda QA Technic aşama 1 denetiminin tamamının veya bir kısmının tekrarlanması ihtiyacını değerlendirecektir.
Denetim süresi;  ilgili standartlara ait rehberlerde belirtilen kurallar çerçevesinde belirlenir ve denetim onay formu ile müşteriye bildirilir.
Denetçiler denetim esnasına kritik ve yüksek risk içeren herhangi bir durum tespit ettiğinde  denetimi durdurma hakkına sahiptir.

8-BELGELENDİRME & GÖZETİM & HABERSİZ DENETİM

Belgelendirme: Baş Tetkikçiden teslim alınan rapor Belgelendirme Müdürü tarafından kontrol edilir ve sonucunda belgelendirme müdürü tarafından raporun içerik açısından yeterliliği kontrol edilir, paraflanır ve Belgelendirme Komitesine sunulur. Belgelendirme Komitesi, ilgili firmaya ait tetkik raporunu ve eklerini görüşür. Bu görüşmede tetkik raporu, ekleri ve varsa kapatılan uygunsuzluklar detaylı olarak incelenir. Belgelendirme Komitesinde yapılan gözden geçirme ve değerlendirme sonucunda, ilgili firmaya belge verilip verilmemesi veya belgenin kullanımının devam edip etmemesi kararı alınır. Belgelendirme Komitesi, tespit edilmiş olan majör ve minör uygunsuzlukların tamamen kapatıldığı garanti altına alınmadan, belgelendirme kararı alamaz. Firma, uyguladığı yönetim sisteminin ilgili standart şartlarına uygun olduğunun belirlenmesi ve Belgelendirme Komitesinin olumlu karar vermesi ile belge almaya veya belgenin kullanımına devam etmeye hak kazanır.

Gözetim: Gözetim tetkikleri, belgeli firmanın yönetim sisteminin belge alış tarihi temel alınarak, en az yılda bir kez incelenmesidir. Gözetim tetkikleri, firmanın yönetim sisteminin tümünü veya bölümlerini kapsayabilir. Gözetim tetkiki, tüm tetkiki içermek zorunda değildir.

En az şunları içermelidir;
a)    İç tetkikleri ve yönetimin gözden geçirmesini,
b)    Bir önceki tetkik esnasında tanımlanan uygunsuzluklar hakkında yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesini,
c)    Şikayetlerin ele alınmasını,
d) Müşterinin amaçları ve ilgili yönetim sistemlerinin tasarlanan sonuçları bakımından sisteminin etkinliğini,
e) sürekli iyileştirmede amaçlanan planlı faaliyetlerdeki gelişmeler
f)    sürdürülen operasyonel kontrol
g)    sistemdeki her değişikliğin gözden geçirilmesini ve
h)    marka kullanımına ve/veya belgelendirmeye yapılan diğer her türlü atfı içermektedir.

Gözetim tetkikleri, aşama 1 ve aşama 2 olarak ayrılmaz. Gözetim tetkikinde sadece aşama 2 tetkiki gerçekleştirilir. Gözetim tetkiklerinin sayısı, Belgelendirme Komitesi kararları, ulaşan müşteri şikayetleri, önceki tetkiklerde bulunan uygunsuzlukların sınıfı veya tetkik raporundaki öneriler doğrultusunda artırılabilir. Firma, referans standardın yönetimin gözden geçirmesi ve iç tetkik maddeleri ile ilgili uygulamalarını yılda en az bir kez yapmakla yükümlü olup, tetkik ekibine bu uygulamalara ait kayıtları gözetim tetkiklerinde ibraz etmek zorundadır.

9 - BELGE YENİLEME

Yönetim sistemi sözleşmeleri; üç yıllık periyot için geçerlidir. Yeni tetkik tarihinden üç ay önce, yeni 3 yıllık periyot için teklif hazırlanır. Müşteri kuruluş yeniden belgelendirmenin sağlanması için; bu üç yıllık süre dolmadan önce denetimini tamamlamış, uygunsuzluklarını kapatmış ve QA Technic’e göndermiş olmalıdır.
Üç yıllık süre dolmadan önce yeniden belgelendirme tetkiki tamamlanamazsa veya herhangi bir majör uygunsuzluğa ilişkin düzeltmeler ve düzeltici faaliyetlerin uygulandığını doğrulayamazsa, bu durumda yeniden belgelendirme yapılamaz, belgenin geçerliliği sürdürülemez.

Yeniden belgelendirme faaliyetlerinin tamamlanması koşulu ile belgelendirme süresinin dolmasından sonra 6 ay geçmiş ve halen firma belge almaya hak kazanacak koşulları sağlamamış ise yeni bir şama 2 denetimi gerçekleştirilir ve firmaya fatura edilir.

10 - BELGE KAPSAMININ GENİŞLETİLMESİ/ DARALTILMASI

Yeni Ürün/Proses/Yer ilavelerinde Belgede kapsamın genişletilme isteği olduğunda müşteriden başvuru formunu doldurması istenir.

Tetkik ve Belgelendirme prosedürü madde 5.6.4 de verilmiş olup istenen alanda diğer alanları kapsamayacak şekilde Tetkik gerçekleştirilir. Belgenin kapsam genişletme maliyetleri istenen tetkik programına bağlı olarak hazırlanır.

Firmanın organizasyonunda, üretim alanındaki ürünlerinde azalma yönünde bir değişiklik olduğunda firmanın orijinal belgesindeki Kapsamı daraltılacaktır. Bu gibi bilgiler alındığında gözden geçirmeler yapılacak, yeni denetim yapılarak kapsam değiştirilecektir. Belge kapsamının daraltılması ile ilgili maliyetler istenen denetim programının ve yeni belge basılması için ilave idari faaliyetlerin maliyetinin toplamıyla oluşturulur
Firmanın ilgili kapsamdaki faaliyetlerinin durumunu ortaya koyan Tetkik başarıyla tamamlanırsa, belge yeniden düzenlenerek hazırlanır eski belge QA TECHNIC 'e gönderilir.


11 - DEĞİŞİKLİK

Firma Ürün/Proses/Faaliyetlerinde veya Yönetim Sisteminde ilgili standardı etkileyebilecek herhangi bir değişiklik yapmak istediğinde QA TECHNIC ye bilgi verecektir. Gerekli durumlarda QA Technic bu değişiklikleri ek denetimler ile doğrulayacaktır. QA TECHNIC olumsuzluk tespit ettiğinde Belge iptal edilebilir. Firma aşağıdakilerle ilgili değişiklikleri tarafımıza bildirmek zorundadır.

a) Yasal, ticari veya kuruluşun statüsü veya mülkiyeti,
b) Kuruluş ve yönetim gibi kilit yönetici, karar alma ve teknik kadro,
c) İletişim adresi ve önemli sahalar,
d) Belgelendirilmiş yönetim sistemleri altındaki işlemlerin kapsamı
e) Sektörel yasal düzenlemelerdeki değişiklikler
f) Bir ürün geri çağırma olayında müşteri, olayın durumu ve detayları ile ilgili olarak QA TECHNİC Yönetimi'ni bilgilendirecektir.
g) Akreditasyon şartlarının değişikliklerinde de aynı kurallar geçerlidir

12 - BELGE SAHİBİ TARAFINDAN YAPILACAK REKLAM

Belge Sahibi ürün, hizmet ve çevre performanslarının tetkik edilmiş olduğunu göstermek için her türlü reklam malzemesi kullanma hakkına sahiptir ve Belge de detayları verilen Belge kapsamıyla ilgili Markayı sabit promosyon malzemelerinde kullanabilir. Firma ürünlerinde ve ambalajlarında bu markayı kullanamaz. Firma reklamlarında ve ilanlarında Belgeli ve Belgesiz Ürün/Proses ve Faaliyetlerinin karışmamasını sağlamalıdır. Firma satın alma yapan müşterilerini Ürün/Proses veya Faaliyetlerinin belge kapsamında olmamasına rağmen , kapsamda olduğunu inandırmak için aldatmaya yönelik herhangi bir faaliyette bulunmayacaktır. Buna ilave olarak Belgenin yayınlanmış olması ilgili ürün, proses veya hizmetin Ülkenin akreditasyon Kuruluşunun Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı anlamına gelmez

13 - BELGENİN YANLIŞ KULLANIMI

QA TECHNIC yayınlanmış Belgelerin kullanımının kontrolü için tüm uygun tedbirleri alır. Belge kapsamı yanlış olması durumunda veya Belge markasının ilanda veya kataloglarda yanlış kullanılmış olması durumunda Belgenin iptali veya askıya alınması, yasal faaliyet veya ihlal ilanı için uygun faaliyetleri gerçekleştirebilir.

14 - BELGENİN ASKIYA ALINMASI

. Belge aşağıdaki şartların oluşması durumunda, Belgelendirme Komitesi kararı ile altı (6) ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır:

GEREKÇE

YAPILACAK FAALİYET

Belgelendirilmiş müşterinin, gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması

Belge askıya alınır ve madde 14.1-14.2 uygulanır. Askıdan indirme için yeni bir denetim gerçekleştirilir.

Müşterinin belgelendirilmiş yönetim sisteminin, yönetim sisteminin etkili olmasına yönelik şartları dâhil olmak üzere, belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması

Belge askıya alınır ve madde 14.1-14.2 uygulanır. Askıdan indirme için yeni bir denetim gerçekleştirilir ve yönetim sistemi uygunluğu değerlendirilir. Madde 5.1.2 değerlendirilir.

Belgelendirilmiş müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme tetkiklerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi

Belge askıya alınır ve madde 14.1-14.2 uygulanır. Denetime izin verene kadar askıda kalır. Yeni denetim ile askıdan indirilir.

Denetimde kritik uygunsuzluk saptanmış olması ( ISO 22000 denetimleri için)

Belge askıya alınır ve madde 14.1-14.2 uygulanır. Askıdan indirme için yeni bir denetim gerçekleştirilir. Madde 14.3 değerlendirilir.

Aşağıda belirtilen durumlarda ALBERK, daha ayrıntılı inceleme yapabilmek adına belgeyi askıya alabilir

GEREKÇE

YAPILACAK FAALİYET

Ürün güvenliği veya yasal izinleri ile alakalı resmi bir işlem olması durumunda

Ürün veya yasal süreç ile ilgili sorun olmadığı QA Technic’e bildirilip ispatlanana kadar askı süreci devam eder. Madde 14.1-14.2 uygulanır

Ürün geri çağırılması durumunda

Konu hakkında rapor talep edilir ve yerinde değerlendirilir. Bu süreç esnasında askıya alma talep edilebilir. Madde 14.1-14.2 uygulanır

Sitenin doğal afetler veya yangın gibi olaylar neticesinde büyük zarara uğraması durumunda

Mevcut sistemin işlerliği adına sorun yaratacak olan bu durumda yerinde denetime kadar belge askıya alınır. Denetim sonucuna göre karar verilir. Madde 14.1-14.2 uygulanır

Denetimlerde tespit edilen major uygunsuzlukların, belirlenmiş sürelerde giderilmemesi,

Uygunsuzluk kapatmaların 3 aylık süre içinde giderilememesi sonucu firma askıya alınabilir ve Madde 14.1-14.2 uygulanır. Ancak bu askıya alma; ilk denetimde takip yazılmadı ise delil incelemesi ile kaldırılabilir.

Firmanın sözleşme metnindeki yükümlülükleri, belgenin iptalini gerektirmeyecek ölçüde ihlal etmesi

Sözleşme şartlarına uyum sağladığı ispat edilene kadar askıya alınır ve Madde 14.1-14.2 8 uygulanır

Belgelendirme kapsamında yer alan ürün/hizmete ilişkin, ilgili standart dışında uygulanması gereken yasal yaptırımların yerine getirilmediğinin tespiti

Yasal uygunluk sağlanana kadar belge askıya alınır ve Madde 14.1-14.2 uygulanır. Yasal uygunluk raporu tebliği ile askı hali kaldırılabilir.

Firmanın talebi ile grev, lokavt, reorganizasyon, tabii afetler, hammadde darlığı, sipariş alamama, tesis adresindeki değişiklikten dolayı faaliyete ara verilmesi veya benzeri sebeplerden dolayı firmanın üretimini/hizmetini durdurması

Firma askı talebini geri çekene kadar askıda kalır. Madde 14.1-14.2 uygulanır. Yerinde denetim ile askıdan kaldırılır.

Belgelendirme kurallarına uyulmaması

Hangi kurala uyulmadığına göre uygulama değişkenlik gösterir.

Belgelendirme doküman, ifade ve logonun yanlış kullanımı

Belgelendirme doküman, ifade ve logonun doğru kullanıldığı ispatlanana kadar askı hali devam eder. Madde 14.1-14.2 uygulanır. Değerlendirici kararına göre objektif delil değerlendirilmesi veya yerinde değerlendirme ile askı hali kaldırılır.

Belge veya denetim ücretlerinin ödenmemesi

Denetim sonrasında ücretin ödenmemesi halinde muhasebeden belge çıkışı yapılmaz. 1 ay içinde ücretim ödenmemesi durumunda askı işlemi uygulanır. Madde 14.1-14.2 uygulanır

İlk gözetim denetimi süresini; sebepsiz olarak 2 hafta ve/veya daha fazla ertelemesi durumunda

Gözetim denetimi gerçekleştirilene kadar askı süreci devam eder . Madde 14.1-14.2 uygulanır


14.1 Askıya alma işlemi sonuçları;
  • Belge geçici olarak geçersizdir.
  • Firma belgeye ait haklardan faydalanamaz
  • Müşteri belgelendirme statüsünü afişe etmekten imtina etmelidir.
  • Tanıtım materyallerinde ve  reklam faaliyetlerinde belge atfı kullanamaz
  • Askıya alınma hali kamuya açılır / kamu tarafından ulaşılabilir bir bilgidir.
  • QA Technic; sözleşme çerçevesinde uygun gördüğü diğer bütün tedbirleri alabilir.

14.2    Askı halinin kaldırılması kapsamında gerçekleştirilen denetimin tipi, kapsamı ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir.
Denetim sonunda uygunluğu doğrulanan firmanın belgesinin askı hali kaldırılır. Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda, belgenin iptali yoluna gidilir.
Verilen süre içerisinde sorunların çözümlenmesindeki başarısızlık belgelendirmenin geri çekilmesi veya daraltılmasıyla sonuçlanır.
Belgenin askı halinin kaldırılması firmaya yazılı olarak bildirilir.

14.3. Kapsamın bir kısmı için sistem şartlarını karşılamada devamlı veya ciddi başarısızlık gösterildiğinde, QA Technic müşterisinin belgelendirme kapsamını şartları karşılanmayan kısmı dışarıda olacak şekilde daraltır. Ancak aynı durum ISO 22000 belgelendirmesi için geçerli değildir. Herhangi bir proses aşamasında veya ürün üretim hattında görülen aksaklık tüm belgelendirme şartlarının gözden geçirilmesine ve askıya alma veya iptal etme durumuna neden olur.

15 - BELGENİN İPTAL EDİLMESİ

Aşağıdaki hallerde belgenin iptal edilmesi kararı alınmaktadır:

GEREKÇE

YAPILACAK FAALİYET

Verilen askı süresi sonuna kadar Firmanın tetkikin gerçekleştirilmesine müsaade etmemesi

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır.

Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen faaliyetlerde (tetkik, doküman inceleme vb) Firmanın uygunsuzluklarını öngörülen sürelerde kapatmaması

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Firmanın iflası veya belge kapsamındaki faaliyete son vermesi

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Firmanın Yönetim Sistemi Belgesi kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda kullanması,

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Firmanın tetkikler sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi,

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Belgenin yanıltıcı ve haksız kullanımı,

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

QA Technic tarafından tahakkuk ettirilen ücretlerin, fatura edilmesini takip eden 6 ay içinde ödenmemesi,

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Belgenin geçerlilik süresi içinde, yapılan tetkiklerde Firmanın yönetim sisteminin uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi,

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Firmanın askıya alma şartlarını kabul etmemesi

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Firmanın askıya alma gerekçelerini 6 ay içinde ortadan kaldırmaması

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Firmanın, askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Firmanın belgede belirtilen tesis adresinde bulunmaması,

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Firmaya ait tüzel kişiliğin değişmesi

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Firmanın belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Herhangi bir sebepten dolayı Firmanın, QA Technic tarafından bildirilen gözetim tetkik tarihini süre belirtilmeksizin erteleme talebinde bulunması veya gözetim tetkikinin iptali talebinde bulunması, Firmanın, gözetim denetimini kabul etmemesi

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

Firma talebi ile QA Technic’e yazılı olarak bildirilmesi halinde

Belge iptal edilir ve madde 15.1 uygulanır

 

Aşağıda belirtilen durumlarda ALBERK, doğru karar verebilmek amacı ile tekrar denetim yapar ve bu denetim neticesinde iptal kararı verebilir.

-  Ürün güvenliği veya yasal izinleri ile alakalı resmi bir işlem olması durumunda
-  Ürün geri çağırılması durumunda
-  Sitenin doğal afetler veya yangın gibi olaylar neticesinde büyük zarara uğraması durumunda
-  Sahibinin değişmesi durumunda
-    
15.1  İptal işlemi sonuçları

  • Belge geçersizdir, (iptali takiben uygun şartlar sağlanması ve devam talebi olması durumunda; ilk belgelendirme olarak işlem görür)
  • Firma belgeye ait haklardan faydalanamaz
  • Müşteri belgelendirme statüsünü afişe etmekten imtina etmelidir.
  • Belgenin iptalini takiben bir ay içerisinde firmanın, belgelendirme logo, marka ve ifadesini her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir
  • İptal hali kamuya açılır / kamu tarafından ulaşılabilir bir bilgidir.
  • QA Technic; sözleşme çerçevesinde uygun gördüğü diğer bütün tedbirleri alabilir.

Aksi takdirde QA Technic;
  • Konuyu ilgili akreditasyon kuruluşu ile diğer belgelendirme firmalarına duyurur,
  • Firmanın belgeyi, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur,
  • Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur.

QA TECHNIC herhangi bir ödenmiş tetkik ücretini geri vermek mesuliyetinde olmayacaktır. QA TECHNIC belgenin iptal edildiğini yayınlar. İptal edilen Belgeler ve Logoların iptal işlemi sonrasında Firma tarafından kullanılması yanlıştır, bunun geri çağrılması Marka sahibinin entelektüel hakkıdır ve yasalarla belirlenmiştir.

15.2 Akreditasyon iptali durumunda QA TECHNİC tarafından ücret iadesi yapılamaz. Belgenin feshi veya QA TECHNIC’ in herhangi bir nedenle yetki iptali durumunda müşteri herhangi bir tazminat talebinde bulunmayacak, QA TECHNIC’ in akreditasyon kuralları gereğince açık olarak düzenlenmiş önlem ve işlemler hariç ve bunlarla sınırlı olmak üzere Türkiye Cumhuriyeti mevzuatı kapsamında maddi manevi herhangi bir bedel, masraf veya sair kalem bir meblağ ödeme şeklinde firmaya sorumluluğu olmayacak ve o güne dek yerine getirilmiş hizmetler ve masraflar için Firma tarafından QA TECHNIC ‘e ödeme yapılacaktır.

16 - ÜCRETLER

Ücretler müracaat eden firmaya gönderilen teklifte detaylandırılacaktır. Tüm maliyetler zamana bağlı olarak teklifte yer alacak, Belgelendirme sırasındaki fiyat artışları da teklife yansıtılacaktır.
Bu gibi artışlar müşteri firmaya yazı ile bildirilecektir. Müracaat edildiğinde firma belgelendirme prosesi ilerlerken birinci yılın ücretini sonuç ne olursa olsun, ödemekle sorumludur.. Üç yıllık belgelendirme periyodunun ilk yılının ücreti otuz gün içinde ödenmezse müracaat reddedilecektir. Orijinal teklifin kapsamında bulunmayan ekstralar, Plansız ziyaretler Kalite Yönetim Sisteminin uygulamada yeterliliğini sürdürdüğünün doğrulanması için yapılan ilave Denetimlerle ilgili ücretlerde faturalandırılır. Tetkik ve Gözetim faaliyetlerindeki tüm ücretler seyahat ve barınma masrafları hariç tutularak (Teklifte aksi belirtilmedikçe) fiyatlandırılmıştır. Gerektiğinde bu masraflar (yol, iaşe vs) ekstra olarak faturalandırılır. Tüm ücretler bulundukları ülkelerin vergi oranlarına göre vergilendirilir.

Ürün belgelendirme denetimlerinde, denetim esnasında her üründen alınan numune , analiz ettirilmek üzere ilgili Bakanlıktan yetkilendirilmiş veya Akredite edilmiş laboratuarlara gönderilir. Analiz ücreti müşteriye aittir.

Ücretler; ilgili talimata göre belirlendikten sonra, müracaat edilen firmaya gönderilen teklifte detaylandırılacaktır.

17 - BAŞVURULAR VE İTİRAZLAR

Kuruluşlar, tetkik heyetine, tetkik tarihine, tetkik planına, tetkik heyetinin aldığı uygunsuzluk kararlarına ve belgelendirme komitesinin aldığı kararlara itiraz etme hakkına sahiptir. Bu itirazlar; şikayet ve itirazların yönetimi prosedürü doğrultusunda değerlendirilmektedir. Bu prosedüre http://www.qatechnic.com/hizmet/sikayet-ve-itiraz-yonetimi/ linkinden ulaşabilirsiniz.

Belgelendirilmek için başvuran kuruluş ile ilgili olarak, firmanın denetim planına, tarihine, atanan tetkikçilere v.b durumlarda anlaşamama durumunda kuruluşun talebi göz önüne alınarak Belgelendirme Müdürü tarafından yeniden işlem yapılarak anlaşamama durumu çözüme kavuşturulur. Kuruluşun atanan tetkikçilerde değişiklik istemesi durumunda, bu talebi yazılı ve gerekçeleri ile yazması beklenir. Gerekçeler ile ilgili değerlendirme yapılarak, değişiklik yapılır.

Tetkik faaliyetleri neticesinde alınan Belgelendirme Komitesi kararlarına yapılan itirazlar ise, QA Technic e ulaştığında, itiraz konusu, Yönetim Kurulu Başkanı tarafından Şikayet ve İtiraz Değerlendirme komitesi gündemine havale edilir. Komitesi üyelerinin isim ve özgeçmişleri ilgili tarafa teyid için bildirilir. Kuruluşlar talep etmeleri halinde toplantıya katılabilmektedir. Kuruluş şikayet ve İtiraz komitesi üyelerine haklı bir gerekçe göstererek itiraz etme hakkına sahiptir.

Komite, itirazın QA Technic e ulaşmasını takip eden 15 gün içerisinde kesin kararını verir. Şikayet ve İtiraz komitesi kararı; QA Technic tarafından itirazı yapan kuruluşa/kişiye ve Yönetim Temsilcisine yazılı olarak bildirilir ve dosyalanır.

18 - ŞİKAYETLER

Alberk QA Teknik; web sitesinden e-mail ile, sözlü veya yazılı gelen tüm şikayetler kayıt altına almaktadır.

Alberk QA faaliyetleri ile ilgili alınan her türlü şikayet en geç bir hafta içerisinde ilgili prosedür doğrultusunda değerlendirilmekte ve gerekiyorsa düzeltici faaliyetler başlatılıp ilgili taraflar en geç 15 gün içerisinde bilgilendirilmektedir. Gerekli durumlarda Şikayet ve İtiraz komitemiz tarafından ele alınan şikayetlerin değerlendirilmesinde bağımsızlık, tarafsızlık ve gizlilik prensibi esastır.

Müşteri ile ilgili olarak müşteri dışındaki kaynaklardan elde edilen bilgiler (örneğin, şikâyette
bulunanlardan veya düzenleyici makamlardan) gizli olarak değerlendirilmektedir

Alınan şikayet belgelendirilmiş kuruluşun sunduğu ürün veya hizmetle ilgili şikayet hiç vakit kaybedilmeden kuruluşa iletilir ve en geç iki hafta içerisinde düzeltici faaliyet prosedürü çerçevesinde değerlendirilerek sonuçlandırılması istenilir. Değerlendirme sonuçları gerekli durumlarda şikayette bulunan kuruluşa gizlilik prensipleri göz önünde bulundurularak gönderilir. Alınan müşteri şikayetleri Alberk QA için kendini gözden geçirme fırsatı olarak değerlendirilir.

Tüm belgeli kuruluşlarımız istendiğinde müşteri şikayetlerine ait kayıtları ve bunlar doğrultusunda başlatılan düzeltici önleyici faaliyetleri gösterebilmelidir.
QA Teknik bu kayıtları gözetim denetimlerinde ele alarak değerlendirir.
Eğer şikâyeti yapan taraf ALBERK’ in şikâyeti ele alma sürecinin sonucundan memnun değilse, şikâyetçi şikayetini ilgili akreditasyon kurumuna  yapacaktır.


Daha önce şikâyetçiyle mutabık olunmuş ve dokumante edilmiş zaman aralığında kapatılamayan şikâyetler, Alberk’ in üst yönetimine sunularak bu şikayetin uygun önceliği aldığından emin olunacaktır. Mutabık olunan zaman dilimi içerisinde kapatılmayan uygunsuzluklar akreditasyon kurumunun dikkatine sunulacaktır.

19 - BELGELİ FİRMALARIN YÖNETİMİ

Belgeli firmalar ile ilgili tüm sorumluluk QA TECHNIC e aittir. Belgeli veya Belgesi iptal edilen firmalar istendiğinde Kamuoyuna açıklanabilir.

20 - AKREDİTASYON KURULUŞLARININ ZİYARETLERİ

Akreditasyon kuruluşunun, firmanızda tanık denetim gerçekleştirme talebi olması halinde, kuruluşunuz onay verdiği takdirde tanık denetim gerçekleştirilecektir. Kuruluşunuzda tanık denetim gerçekleştirilmesi durumunda, akreditasyon kuruluşu gizlilik prensiplerine uyacaktır.

Akreditasyon kuruluşları habersiz saha denetimi yetkisine sahiptir. Bu denetimler esnasında firmanızı değil ALBERK QA TECHNIC ı değerlendirmek için firmanızda bulunmaktadırlar.

Bu ziyaretler esnasında firmanız ile ilgili kritik bir durum tespit edilmesi ve durumun tarafımıza yansıtılması durumunda firmamız kendi prosedürleri doğrultusunda aksiyon alacaktır.

Aşağıda bu duruma dair örneklemeler mevcuttur;
- Firmada adres değişikliği olmuş ve firma bunu tarafımıza bildirmemiş ve bu durum sahada öğrenilmiş ise firma adres değişikliği denetimine girene kadar askıya alınır.
- Firma resmi olarak kapanmış ve firma bunu tarafımıza bildirmemiş ise firma belgesi iptal edilir.
-Firma belgesinde belirtilen kapsam dışında faaliyet göstermeye başlamış (örneğin cam üretiminde faaliyet gösteren ve belge alan bir firmanın cam üretimini durdurmuş olmasına rağmen halen belge kullanımını sürdürmesi) ancak bildirim yapılmamış ise firma kapsam değişikliği denetimine girene kadar askıya alınır.
-- Firmada denetim esnasında yasal şartlara uyumun ciddi anlamda risk oluşturduğunun tespit edilmesi durumunda, firmaya ara denetim planlanır ve bulgular ışığında aksiyon alınır.
-Firmada belge yada logonun hatalı kullanımı akreditasyon kurumu yada herhangi bir üçüncü taraf tarafından tespit edilir ise firmadan düzeltici faaliyet talep edilir.

21 - ISO 13485- MEDİKAL CİHAZ MÜŞTERİLERİNİ İLGİLENDİREN KURALLAR

Standart kuralları gereğince, tıbbi cihazlar için, firmanızın taşeron ve tedarikçilerinin denetiminin de gerekli görülmesi durumunda, taşeron ve tedarikçilerinizde denetim programına dahil edilip denetlenecektir.

22 - DEĞİŞİKLİKLERİN YÖNETİMİ
 
QA Technic, ilgili ulusal ve uluslararası kurumlar, ulusal yasalar, düzenleme ve standartlar, akreditasyon kurumları ve dokümanları ve iç işleyişine dair doküman değişikliklerinde  bütün müşterilere yazılı bir şekilde duyurur ve web sitesinde yayınlanır. Yurt dışı temsilciliklerimize ise mail yoluyla bildirilir ve iletişim halinde oldukları müşterileri bilgilendirmeleri sağlar. Değiştirilmiş kurallar hakkında karar alınmasını ve bunların yayınlanmasını takiben QA Technic, üç ay içinde her belgelendirilmiş firmanın kendi prosedürlerinde gerekli düzenlemeleri yapmalarını sağlar. Yapılan değişiklikler gözetim tetkiki esnasında kontrol edilir. Gerekli değişikliğin yapılmaması durumunda belge ilgili prosedürde belirtildiği gibi askıya alınır.

Müşterilerimiz tarafından yapılan değişiklikler de ( adres, kapsam, unvan, proses, kilit personel vs) QA Technic ‘e en geç 2 haftalık süre içerisinde bildirilecek  ve gerekli durumlarda ek denetim ile bu değişiklikler teyit edilecektir.

23- ÜRÜN GERİ ÇAĞIRMA

Bir ürün geri çağırma olayında müşteri, olayın durumu ve detayları ile ilgili olarak ALBERK QA TEKNİK Yönetimi'ni bilgilendirecektir.

24-ETİK KURALLARA UYUM

ALBERK QA TEKNİK'in kendi işini yönetirken hedefi; olabilecek en yüksek etik seviyesini karşılamak ve legal standartları yakalayabilmektir. ALBERK, bütün tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlarını ve taşeronlarını MESLEKİ AHLAK KURALLARI 'nda yazılı olan prensipleri kendilerine rehber tutarak çalışmalarına zorunlu tutmaktadır.

QA Technic tüm çalışmalarında tarafsızlık politikasına uygun bir yol izler. Üst yönetim de bunu deklarasyonu ile destekler. Hizmet başvuruları tüm kuruluşlara açıktır. Hizmetlerin sunumu esnasında hiçbir taraf yada gruba üstünlük yada ayrıcalık tanınmaz. QA Technic şartlarını, değerlendirmesini, gözden geçirmesini, kararını ve gözetimini (gözetim söz konusu ise) belgelendirmenin kapsamı ile bizzat ilişkili konularla sınırlandırır.

25-BELGENİN HAKSIZ VEYA YANLIŞ KULLANIMI

Belge kullanma hakkı kazanan kuruluşların, sistem belgesini yanıltıcı tarzda kullandığı veya tanıtım dokümanlarında belgeye ait bilgileri tüketiciyi yanıltıcı şekilde kullandığı tespit edilebilir. Bu tespit;
Belgelendirme ile ilgili yanlış hususlar tespit edildiğinde kuruluş öncelikle yazılı olarak uyarılır. Belgelendirme Müdürlüğü gerektiğinde yasal uzmanların işbirliği ile konuyu değerlendirir. Kuruluş kendisine yapılan uyarılar neticesinde gerekli değişiklikleri yapmayı reddederse belgenin askıya alınması, fesih edilmesi ve yasal girişimler belgelendirme prosedür ve talimatlarında kuruluşlara da açıklandığı şekilde yapılır.

QA Technic Sistem Belgesini veya Logosunu, sözleşme olmaksızın ya da sözleşmesi herhangi bir nedenle sona erdiği halde kullanımının tespiti halinde; QA Technic’i maddi zarara sokması ve müşterilerini yanıltıcı beyanda bulunmaları sebebi ile yasal yöntemlere başvurulur.

Belgenin haksız kullanımı ile ilgili hususlar tespit edildiğinde yasal yöntemler uygulanır.
Belgelendirme Komitesi tarafından alınan kararlar ilgili kuruluşlara bildirilmek üzere yazılı olarak Belgelendirme Müdürlüğüne iletilir.

Belgenin haksız ve yanıltıcı kullanıldığı durumların kayıtları Belgelendirme Müdürlüğü tarafından muhafaza edilir ve gerektiğinde Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler başlatılır.
Belirtilen süre içerisinde düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmemesi durumunda QA TECHNİC tarafından aşağıda sıralanan faaliyetler uygulanmaya başlanır:

  • İlgili akreditasyon kurumu bilgilendirilir,
  • Düzenlemiş olan belgenin iptal edildiği kamuoyuna duyurulur,
  • Yasal takibat başlatılması için gerekli girişimlerde bulunulur. müşteri sözleşmesinde belirtilen belgelendirme ücretinden az olmamak kaydı ile maddi ve manevi tazminat talebi ile hukuki ve ayrıca cezai işlemler başlatılır.

26- İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ KONUSUNDA BİLDİRİMLER

Firmamızdan OHSAS 18001 konusunda denetim ve belgelendirme hizmeti almış olan müşterilerimiz aşağıda belirtilen durumlarda firmamızı bilgilendirmekle yükümlüdür;
  • Müşteride meydana gelen ölümcül olaylar, ciddi yaralanmalar,  meslek hastalığı veya düzenleyici bir otorite tarafından uygulanan yasal işlemler (içerir fakat bunlarla sınırlanamaz)
  • Müşterinin, denetim esnasında, QA Technic’e gözetim ve yeniden belgelendirme zamanında, 3. taraflar tarafından OHSAS ile ilgili olarak saptanan  bulguların varlığı  
  • Kategoriler

  • Haberler

  • Mısıra ihracat öncesinde alınması z
    • 17
    •  Mart 2017
    • Alberk QA Technic, Mısır'a ihracat öncesinde alınması zorunlu ürünler için “ Uyg... Devamı Mısıra ihracat öncesinde alınması z
  • ALBERK QA TECHNIC, Sınav ve Belgele
    • 1
    •  Şubat 2017
    • MYK (Mesleki Yeterlilik Kurumu) Yönetim Kurulu Kararı ile Firmamız ALBERK QA ULU... Devamı ALBERK QA TECHNIC, Sınav ve Belgele
Alberk QA Uluslararası Teknik Kontrol ve Belgelendirme A.Ş
  • Facebook
  • Twitter
  • Google
bülten izin
Destek Hattı
Kalite Yönetim Sistemleri
TR - 0216 572 4910 - 11