• Gizlilik ve Güvenlik

MY-PR- 07 GİZLİLİK VE GÜVENLİK PROSEDÜRÜ

1.0.    AMAÇ
Bu prosedür, EN ISO/IEC 17024 Standardının gereklerine uygun olarak QA TECHNIC’in gerçekleştirdiği personel belgelendirme faaliyetlerini yürütürken gizlilik ilkesine tehdit oluşturabilecek durumları ve bu tehditleri önlemek ya da gidermek ve bilgilerin  muhafaza edilmesi ile güvenliğinin sağlanması için yapılması gerekenleri belirlemeyi amaçlamaktadır

2.0.    KAPSAM
Personel Belgelendirme Bölümü başvuru sahiplerinin bilgileri, sınav soru listeleri ve sonuçlarını kapsar.

3.0.    SORUMLULUKLAR

Komite üyeleri ve dış kuruluşların ve belgelendirme kuruluşu adına hareket eden kimseler ve personel dâhil kuruluşta çalışan bütün elemanlar sorumludur.

4.0.    TANIMLAR
Yetkili Kuruluş: Belgelendirme Kuruluşu ile arasında gizlilik beyanı olan ve bu beyanın yazılı ve yasal araçlar ile belirlendiği, Belgelendirme Kuruluşunu inceleme hakkına sahip kamu ya da özel kuruşlar ile yargı organları

Yukarıdaki tanım dışında kalite el kitabındaki tanımlar geçerlidir.

5.0.    UYGULAMA
5.1. Gizlilik

5.1.1. QA TECHNIC personel belgelendirme sürecinde edinilmiş bütün bilgiler gizli bilgi olarak kabul edilir. QA TECHNIC, bilgilerin korunması ve ifşasına yönelik politika ve prosedürlerini oluşturmuştur

5.1.2 QA TECHNIC’  de çalışan personel ve QA TECHNIC adına hareket eden taşeron, tüzel ya da şahıslar QA TECHNIC e başvuru talebinde bulunmuş tüm kişilerin bilgilerini yetkili kuruluş isteği olmadan firma dışına açıklayamazlar. Hazırlanan politika ve prosedürlerin dışına çıkılması durumlarında Risk Değerlendirmesi Formunda geçen yaptırımlar uygulanır.

5.1.3 QA TECHNIC belgelendirme işlemleri sırasında elde edilen tüm bilgileri, hukuki düzeyde uygulanabilir anlaşmalar aracılığıyla (personel sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri vb.) gizli tutmaktadır.
QA TECHNIC personeli; QA TECHNIC ile çalıştığı süre boyunca ve sonrasında da yetkili  kuruluşların  isteği  dışında  başvurusu  alınmış  tüm  kişilerin  bilgilerini  sözlü  ya  da  yazılı  olarak açıklayamayacaklarına dair yasal beyanlarını, imzaladıkları gizlilik beyanları ile taahhüt ederler

5.1.4 QA TECHNIC belgelendirme işlemleri sırasında veya başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş kişinin haricindeki kaynaklardan elde edilen bilgiler, kanunlar ve bu bilgilerin ifşa edilmesini zorunlu kılmadığı sürece, başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş kişinin yazılı onayı olmaksızın ifşa edilmez.
 
5.1.5 QA TECHNIC, gizli bilgileri kanunlar gereği ifşa etmek zorunda olduğu durumlarda, ilgili kanunlarca aksi belirtilmediği sürece, hangi bilgilerin ifşa edileceği konusunda; başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş kişi bilgilendirilir. Kuruluşun veya bilgilerin temin edildiği kimseye, proseslerde elde edilen bilgilerin hangilerinin açıklanacağına dair yazılı beyan gönderilir ve karşı taraftan onay istenir. QA TECHNIC karşı taraf onay verirse kişinin  bilgilerini açıklama hakkı na sahiptir aksi takdirde hiçbir bilginin açıklaması yapılmaz.

5.1.6 QA TECHNIC, hiçbir surette belgelendirme faaliyetlerinin gizliliğe zarar vermemesini sağlamaktadır. Aksi takdirde Risk Değerlendirmesi Formunda geçen yaptırımlar ve QA TECHNIC personel sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri vb. sözleşmelerde geçen yaptırımlar uygulanır.

5.1.7 QA TECHNIC de; sınav  soru  listelerine  program  komitesi, personel belgelendirme koordinatörü, yönetim temsilcisi  dışında ki  hiçbir  personel  erişemez, kullanamaz ve dağıtamaz. Soru listeleri; merkezi server ve özel yazılım üzerinde yetki kısıtlaması dahilinde erişilebilir durumdadır.


5.2 Güvenlik


5.2.1 QA TECHNIC; gizlilik esaslarını da sağlamak adına,  belgelendirme faaliyetlerinde elde edilen dokümantasyonun, araç ve gereçler için güvenli ortamlar oluşturulmuştur.

5.2.2 QA TECHNIC, belgelendirme faaliyetlerinin başından sonuna kadar güvenliğin sağlanmasına yönelik politikalarını ve prosedürlerini düzenlemiştir. Güvenlik ihlallerinin oluşması halinde, düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmek için gereken tedbirlere sahiptir.

5.2.3 Sınav  soru  listeleri;  merkezi server ve özel yazılım üzerinde yetki kısıtlaması dahilinde erişilebilir durumdadır.  Tüm  revizyonlar  bu  server üzerinden yapılır ve server QA TECHNIC dışında uzak server da yedeklenir.

5.2.4 Sınav malzemelerinin yeri ve niteliğinden, sınav prosesinin adımlarından ve sınav malzemelerinin tekrar kullanılmasından kaynaklanan güvenlik tehditleri QA TECHNIC tarafından kontrol ve elimine edilir.


5.2.5 Personel belgelendirme  başvurusu  alınmış  tüm  kişilerde  dâhil,  QA TECHNIC içinde tüm belgelendirme kayıtları için özel dosyalar oluşturulur. Bu dosyalar personel belgelendirme müdürlüğü odasında kilit altında tutulur. Ofise giriş parmak izi yoluyla sağlanmaktadır. Ofis içerisinde 24 saat kamera ile izleme yapılmaktadır. Bunların dışında personel belgelendirme müdürlüğü odasının ve oda içindeki dolapların ayrı anahtarları bulunmaktadır.


5.2.6 Soru listeleri dışındaki tüm elektronik kayıtları; kalite kayıtları prosedürüne göre yedeklenmektedir.


5.2.3 QA TECHNIC, belgelendirme faaliyetleri içerisinde sınav uygulamalarına ilişkin güvenlik tedbirlerini aşağıda belirtilen şekliyle uygular. Ayrıca QA TECHNIC teorik ya da pratik sınavlar için; sınav öncesi, esnası ve sonrasında yapılacak tüm işlemleri Sınav Prosedüründe açıklamaktadır.


QA TECHNIC tarafından yapılan teorik ya da pratik sınavlarda, adayların ve sınav görevlilerin sınav binalarına ve sınav salonlarına alınmalarında ve sınavın uygulanmasına yönelik aşağıdaki güvenlik önlemleri uygulanacaktır:

1.Adaylar sınavın yapılacağı alana, Sınava Giriş Belgesi ile alınacaklardır.

2. Adayların sınava girebilmeleri için Sınava Giriş Belgesinden başka fotoğraflı ve onaylı özel kimlik belgelerini de yanlarında bulundurmaları zorunludur. Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi kabul edilir. Bunların dışındaki, meslek kimlik kartları vb. diğer tüm belgeler sınava giriş için geçerli belgeler sayılmayacaktır. Nüfus cüzdanında soğuk damga basılı olmalı, adayın güncel bir fotoğrafı ve T.C. Kimlik Numarası bulunmalı, pasaportun süresi geçerli olmalıdır.

3. Sınav için gerekli olan kırtasiye malzemeleri QA TECHNIC tarafından her bir aday için temin edilecektir. Sınav alanına her türlü yardımcı aracın getirilmesi yasaktır. Adaylar sınava şeffaf şişe içinde su getirebileceklerdir.  

4. Sınavın yapıldığı her salon QA TECHNIC tarafından kamera ile kayıt altına alınacaktır. Kamera kayıtlarının incelenmesinden sonra sınav kurallarına uymadığı tespit edilen adayların sınavları QA TECHNIC tarafından geçersiz sayılacaktır.

5. Sınavdan önce tüm sınav yapılacak alanlar saha uygunluk kriterleri formu ile en az 5 (beş) iş günü öncesinden kontrol edilecektir.

6. Sınavlarda sınav süresince sınav yapıcı ve gözetmen hazır bulunacaktır. Sınav alanında Sınav Yapıcı ve Gözetmenler dışında hiç kimsede cep telefonu ve iletişim aracı bulunmayacaktır.

7. Sınav başladıktan sonra, sınavın toplam süresinin 3/4’ü kadar zaman geçmeden (toplam süresi 160 dakika olan sınavda 120 dakika geçmeden) ve son 15 dakika içerisinde adaylar sınav salonundan dışarıya çıkarılmayacaklardır.

8. Sınav başladıktan sonra adaylar tuvalet, su vb. ihtiyaçları için sınav salonundan dışarıya çıkarılmayacaktır. Sınav salonundan dışarıya çıkan aday kesinlikle sınav salonuna geri alınmayacaktır. Sınavın toplam süresinin 3/4’ü tamamlanmadan sınav salonundan ayrılan aday, bu süre doluncaya kadar sınav alanı içerisinde bekletilecektir.

9. Sağlık nedeniyle sınav süresince tuvalet ihtiyacı olanlar, sağlık nedeniyle yanlarında bulundurmaları zorunlu araç-gerecin veya ilacın sınav salonuna alınmasını talep eden adaylar bu durumlarını geçerli sağlık kurulu raporu ile QA TECHNIC’e sınav öncesinde bildirecekler ve kendilerinin özel bir sınav alanında sınava alınmalarını talep edebileceklerdir.

10. Teorik sınavlarda özel eşyalar sınav görevlilerine teslim edilecek ve özel kilitli kutularda sınav sonuna kadar saklanacaktır. Performans sınavlarında ise sınav alanında hiçbir eşya görevlilerce emanet olarak kabul edilmeyecektir.

11. Sınav kurallarına aykırı davrananlar hakkında 6114 sayılı Kanun hükümleri uyarınca işlem yapılacaktır.

5.2.3 QA TECHNIC, sınavlarda hilekarlıkların (kopya çekme vb.) oluşmaması için her sınavda kamera kaydı alır ve sınavlarda bir gözetmen ya da sınav yapıcısını hazır bulundurur.

5.2.4 QA TECHNIC, adayların gizli sınav materyallerini ifşa etmeme ve hileli sınav uygulamalarında yer almama taahhütlerini ortaya koyan bir gizlilik anlaşması yani QA TECHNIC tarafından düzenlenen başvuru talep formunun imzalamalarını zorunlu kılar.


6.0.    İLGİLİ DOKÜMANLAR
  • SINAV PROSEDÜRÜNDE (MY-PR-04)
  • RİSK DEĞERLENDİRMESİ FORMU(MY-FR-122)
  • KOMİTE ÜYELERİ SÖZLEŞME FORMU (MY-FR-73)
  • KOMİTE ÜYELERİ TARAFSIZLIK TAAHHÜTNAMESİ FORMU (MY-FR-76)
  • SINAV GÖREVLİSİ SÖZLEŞME FORMU (MY-FR-77)
  • KARAR VERİCİ  SÖZLEŞME FORMU (MY-FR-88)
  • SORU HAZIRLAYICI SÖZLEŞME FORMU (MY-FR-89)
  • GİZLİLİK SÖZLEŞMESİ -SINAV GÖREVLİLERİ (MY-FR-90)
  • PERSONEL BELGELENDİRME TALEP FORMU (MY-FR-01- … -MY-FR-31)


7.0 REVİZYON DURUMU

Revizyon Tarihi

Revizyon No

Revizyon Yapılan Madde

Açıklama

26.04.2016

00

 

İlk Yayın




  • Kategoriler

  • Haberler

  • ALBERK QA TECHNIC, Sınav ve Belgele
    • 1
    •  Şubat 2017
    • MYK (Mesleki Yeterlilik Kurumu) Yönetim Kurulu Kararı ile Firmamız ALBERK QA ULU... Devamı ALBERK QA TECHNIC, Sınav ve Belgele
Alberk QA Uluslararası Teknik Kontrol ve Belgelendirme A.Ş
  • Facebook
  • Twitter
  • Google
bülten izin
Destek Hattı
Kalite Yönetim Sistemleri
TR - 0216 572 4910 - 11