Belgelendirme; bir belgelendirme kuruluşu tarafından bir ürün, hizmet ya da yöntemin belirli gerekliliklere uygun olduğuna dair verilen yazılı bir güvencedir. Belge, yetkili kuruluş tarafından yapılacak değerlendirmenin olumlu sonuçlara sahip olması durumunda verilir. Uluslararası Standardizasyon Orgütü (ISO) sadece uluslararası standartlar hazırlamaktadır.

Belgelendirmede hazırlık aşamaları aşağıdaki şekilde olabilir:

• ISO 9000 ile ilgili kalite ilkeleri konusunda eğitim
• Kurumsal sistemin ve izlenen yöntemlerin gözden geçirilmesi
• Şistemin ve yöntemlerin tasarımı ve dokümantasyon
• Iç denetleme mekanizmasıyla ilgili pilot test uygulaması
• Uygulama

Süreç ve yöntemlerin iç ve dış denetimi

Bugün, ihracata yönelen firma sayısı daha da artmış olup, pek çok firma kalite yönetim sistemlerinin ISO 9000?e uygunluğurnı belgelemeye çalışmaktadır.

İşletmelerin, ISO belgesi için hazırlanırken izleyeceği yol daha detaylı bir şekilde aşağıda sıralanmaktadır:

• Kalite konusunda çekirdek grubu oluşturmak
• Kalite konusunda amaç ve hedefleri belirlemek
• Kalite konusunda tüm amaç ve hedefler konusunda iletişimde bulunmak
• Bölümlerin amaç ve hedeflerini belirlemek
• Kalite matriksini geliştirmek
• Yönetime rapor sunacak bir temsilci belirlemek
• Firmadaki herkesi ISO 9000 konusunda bilgilendirecek programlar yapmak ve yürütmek
• Kalite sisteminde yer alacak olan prosedürleri yazmak
• Bu prosedürleri ISO 9000 serisiyle karşılaştırmak
• İlave yöntemleri yazmak
• Doküman kontrolü, kayıt kontrolü, kalite denetimi, eğitim vb. konuları firmadaki herkese aktarmak
• Iç denetmenler / 5S / kalibrasyon
• Kalite kılavuzunu derlemek
• Yeterlilik denetimini gerçekleştirmek ve dokümantasyonu yeniden incelemek
• Yönetimce yeniden inceleme yapılmasını sağlamak
• Ön değerlendirme amacıyla denetim
• Belgelendirme kuruluşu tarafından uygunluk denetimine tabi olmak
• Belge alınması