Kalite Yönetim Prensipleri (Bölüm 2) KAYNAK YöNETİMİ
Strateji ve hedeflerinin başarılması için esas olan, kaynakları tanımlamak, mevcut olmasını sağlamak ve yönetmektir. Bu kaynaklar; çalışanlar, altyapı, çalışma ortamı, bilgi, tedarikçiler ve ortaklar ile doğal ve mali kaynaklardır.
Kaynak yönetiminde dikkate alınması gereken hususlar:
-Olanaklar ve sınırlamalarla ilişkili kaynakların etkin verimli ve zamanında sağlanması,
-İyileştirilmiş gerçekleştirme ve destekler gibi dokunulabilir kaynaklar.
-Dokunulamayan kaynaklar( Fikir hakları gibi )
-Bilgi yönetimi , teknoloji,eğitim, öğretim ve öğrenme odaklı rekabetin arttırılması
-Liderlik becerilerinin geliştirilmesi ve kuruluşun gelecekteki yöneticileri için profiller.
-Doğal kaynakların kullanımı, çevreye etkisi ve gelecekteki kaynak ihtiyaçları için planlama.
Çalışanlar ve Yönetime katılım
Çalışanların katılımı ve desteği kalite yönetim sistemi dahil, kuruluşun hem etkinliğini hem de verimini iyileştirir. Performans iyileştirme hedeflerinin başarılması için bir amaç olarak, kuruluş, kendi çalışanlarının katılımını ve gelişimini teşvik eder. Bunlar eğitim ve kariyer planlamasının sağlanması, sorumluluk ve yetkilerin tarifi, hedef oluşturma ve karar vermede katılımın kolaylaştırılması, tanınma ve ödüllendirme, açık ve iki yönlü iletişimin kolaylaştırılması, gelişmeyi motive eden ortam ve etkin takım çalışmasının sağlanması, çalışanlar ile ilgili katılımcı yönetim unsurlarıdır.
Yeterlilik, bilinç ve Eğitim
Yönetim,kuruluşun etkin ve verimli çalıştırılması için gerekli yeterliliği sağlar.
Yeterlilik kaynakları; stratejik, çalıştırma plan ve hedefleri ile ilgili gelecekteki talepler, öngörülen başarı için ihtiyaçlar,tariflenmiş faaliyetleri gerçekleştirmek için birey yeterliliğinin değerlendirilmesi ve tarafları ilgilendiren yasa, mevzuatlar ve standartlardır.
öğrenme bir ihtiyaçtır. İşyeri bu ihtiyaçları belirlemesi ve ürün kalitesini etkileyen faaliyetleri uygulayan tüm personelin uzmanlaşması nitelikli / kalifiye olması için dokümante edilmiş prosedürleri oluşturmalı ve sürekliliğini sağlamalıdır. özel işleri yapan personelin nitelikleri ; müşteri şartlarını yerine getirerek müşteri memnuniyetini sağlamak için gerekli olan özeni göstermesi esas alınacak şekilde değerlendirilmelidir.
İş başı eğitimi
Kuruluş, sözleşmeli veya belirli bir süre çalışacak personeli de içerecek şekilde ürün kalitesine etkisi olan bütün yeni değiştirilmiş işler için çalışanlarını iş başında eğitmelidir. İşleri kaliteyi etkileyen personel, kalite şartlarının sağlanamaması sonucunda oluşan uygunsuzluk sonuçlarının müşterideki etkileri hakkında bilgilendirilmiş olmalıdır.
Alt Yapı
Kuruluş, ürünün şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli olan alt yapıyı tayin etmeli, sağlamalı ve sürdürmelidir. Alt yapı, binalar, çalışma alanları ve bununla ilgili tesisler , proses teçhizatı, yazılım donanım, taşıma veya iletişim gibi destek hizmetlerini ve bilgi , iletişim teknolojisi, taşıma imkanları gibi kaynakları kapsar.
Kontrol edilemeyen doğal olaylar alt yapıyı etkileyebilir. Alt yapı için plan, birlikte gelen risklerin tanımlanması ve azaltılmasını dikkate alır ve ilgili tarafların yatırımını korumak için stratejileri içerir.
Çalışma Ortamı
Çalışma ortamının motivasyon, tatmin ve çalışanların performansı üzerinde pozitif etkisini göz önünde tutarak; insani ve fiziksel faktörlerin bir bileşimi olarak uygun bir çalışma ortamı kuruluşun performansını artırır.
Koruyucu donanımı kullanımı, emniyet kuralları, ergonomi, iş yeri yerleşimi, sosyal etkileşim, hijyen kuralları, ısı, ışık, ses, rutubet, titreşim ve kirlilik gibi hususlar dikkate alınır.
Tedarikçiler ve Ortaklıklar
Bir işletme ve tedarikçileri birbirlerine karşılıklı olarak bağımlıdır ve karşılıklı çıkara dayalı ilişkileri her iki tarafın da değer yaratma kaabiliyetini artırmaktadır. Kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi ile işletme süreçlerini tanımlayarak tedarikçilerin karşılaması gereken isteklerini belirlemektedir. Ayrıca, işletme, tedarikçinin hem bu isteklerini karşılama kaabiliyetini gözden geçirmekte hem de kendi işletmesi ile tedarikçi amaçlarının birbirine uygunluğunu değerlendirmektedir. İşletmeler, tedarikçileri ile stratejik işbirliğine ya da ortaklığa geçtikçe aralarındaki işbirliğinin boyutu değişerek daha da güçlenmekte ve büyümektedir. Böylece müşteri ihtiyaçlarının karşılanması daha kolay olmakta, yaptıkları ortaklık sonucu kalite ve maliyet açısından rakiplerine karşı üstünlük sağlamaktadırlar.
Tedarikçiler ve ortaklarla ilişkiler, değer yaratan ürünlerin etkinliği ve verimliliğinin karşılıklı iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için önemlidir. Bunun sağlanması içinde;
Tedarikçi ve ortakların sayısını en uygun hale getirmek, sorunlara hızlı çözüm için en uygun düzeyde iki yönlü iletişim kurmak ve maliyeti yüksek tartışma ve gecikmeleri önlemek yarar sağlayacaktır. Yersiz doğrulamaları ortadan kaldırmak, işletmenin tasarım ve geliştirme faaliyetlerine tedarikçi katılımı ile bilgi paylaşımını sağlamak,ortak strateji geliştirmek ve satın alma ihtiyaçlarında ortakların katılımını sağlamak, çabaların, başarıların değerlendirilmesi ve ödüllendirilmesi ilişkileri güçlendirecektir.
Tedarikçi ile işletme birlikte çalıştığı zaman birisi kazanınca diğeri de kazanacaktır. Böylece en son müşteri de kazanır. Yakın işbirliği rekabet için büyük güç kaynağıdır.
Finansal Kaynak Yönetimi
Kaynak yönetimi, mali kaynaklara olan gereksinimlerin belirlenmesi ile ilgili faaliyetleri içerir. Parasal kaynakların nereden ne kadar temin edilebileceği,
nerelerde nasıl kullanılacağı, yönetim ve denetiminin nasıl yapılacağı plan ile gerçekleşenin karşılaştırmasını kapsamalıdır.
Yönetim, kalite yönetim sistemini sürdürme ve yürütmede, kuruluş hedeflerinin gerçekleştirilmesinde gerekli kaynakların bulunabilirliği, denetimi bir plan içinde yapılır. Performans iyileştirmeyi desteklemek ve teşvik etmek için gelişmeye dönük finansal metotların geliştirilmesine önem verir.
Kalite yönetim sistemi ile, üretim ve ürün başarısızlıklarının minimize edilmesi malzeme ve zamandan tasarruf sağlar, maliyeti düşürür. Keza, ürün başarısızlıklarında şirketin ödeyeceği tazminatlar ve cezalar,kalite yönetim sayesinde azaldıkça, tazminat maliyetlerini, kaybedilen müşteri ve pazar maliyetlerini düşürerek şirkete hem parasal kaynak hem de prestij sağlar.

3. Bölüm
ürün gerçekleştirme
ölçme - iyileştirme - veri analizi
Bu bölümde Kalite Yönetim Sistemlerinde önemli yeri olan müşteri ile ilişkili üretimler , tasarım ve geliştirme, müşteri tatmininin ölçülmesi ve izlenmesi anlamında ürün gerçekleştirme ile- sürekli iyileştirme ve veri analizi üzerinde durulacaktır:
Ürün gerçekleştirme
Üst yönetim kuruluşun ilgili tarafların tatmini için gerçekleştirme ve destek prosesleri ile ilgili proses ağının etkin ve verimli çalışmasını sağlamak durumundadır. Her proses hem girdisi hem de çıktısı olan bir aktivitedir. Yönetim, gerekli proses çıktılarını tanımlarken; Ürünün gerçekleştirilmesi için gerekli prosesler planlanmalı ve geliştirilmelidir. Ürün gerçekleştirme planlaması kalite yönetim sistemlerinin şartları ile tutarlı olmak zorundadır.
Ürün gerçekleşirme planlamasında:
Ürün kalite hedef ve şartları, proses dokuman ve ürüne özgü kaynakların sağlanması, Ürüne özgü doğrulama, geçerli kılma, izleme, muayene ve deney faaliyetleri ve ürün kabulü için gerekli kriterleri, gerçekleştirme prosesleri sonucunda meydana gelen ürünün şarttları karşıladığını gösterir kayıtlar.
Müşteri ile ilgili ürüne bağlı şartların belirlenmesi; teslim ve teslim sonrası faaliyetler, müşteri tarafından beyan edilmeyen ancak belirtilen ve amaçlanan kullanım için gerekli şartları,
Ürünle ilgili yasal şartları ve kuruluş tarafından belirlenen ilave şartları belirtmelidir.
Tasarım ve geliştirme
Üst yönetim müşteri beklenti ve ihtiyaçlarına cevap verecek gerekli tasarım ve geliştirme proseslerinin uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlayacaktır. Bu amaçla tasarım ve geliştirilme sırasında sadece temel performans ve fonksiyon üzerinde değil diğer ilgili taraflarca beklenen bütün faktörler üzerinde yeterli olunmasını sağlamalıdır. örneğin, ömür çevrimi, güvenlik ve sağlık, test edilebilirlik, kullanılabilirlik, bağımlılık, süreklilik, ergonomi, çevre, ürünün atılması ve tanımlanmış riskler dikkate alınmak gerekir.
Üretim ve hizmet çalıştırmaları:
Üst önetim hem şartlara uygunluğu hem de ilgili taraflara yarar sağlamayı başarmak için gerçekleştirme proseslerinin ötesine gider. Bu iş, gerçekleştirme proseslerinin ve ilgili destek proseslerinin etkinliğinin ve veriminin iyileştirilmesi süresince başarılabilir.
-Atığın azaltılması
-Çalışanların eğitimi,
-Bilgilerin duyurulması ve kayıt,
Tedarikçi yeteneğinin geliştirilmesi,
Alt yapının iyileştirilmesi,Problemlerin önlenmesi,Proses metotları, proses ürünü ve gözleme metotları proses gerçekleştirme metotlarına örneklerdir.
Üretim ve hizmetin sağlanması:
Kuruluş, kontrollu koşullar altında üretim ve hizmet sağlamayı, planlamalı ve yürütmelidir. Kontrollü koşullar uygulanabildiğinde;
-Ürün özelliklerini açıklayan bilgilerin bulunabilirliğini,
-Gerektiğinde, çalışma talimatlarının bulunabilirliğini,
-Uygun donanımın kullanımını,
-İzleme ve ölçme cihazlarının bulunabilirliğini ve kullanımını
-İzleme ve ölçmenin uygulanmasını,
Serbest bırakma, teslimat ve teslimat sonrasıfaaliyetlerin uygulanmasını kapsamalıdır.
Tanımlama ve izlenebilirlik
İyileştirme için kullanılan verileri leri toplamak amacıyla, şartlarında ötesinde tanımlama ve izlenebilirlik için bir proses oluşturabilir ve bu aşağıdaki nedenlerden kaynaklanabilir;
-Bileşen parçaları dahil ürünlerin durumu,
-Proseslerin durumu ve kapasitesi,
-Kıyaslama performansı verileri,
-Sözleşme şartları, ürün geri çağırma
kapasitesi gibi,
-İlgili yasa ve mevzuat şartları,
-Amaçlanan kullanım ve uygulama,
-Zararlı malzemeler ve
-Tanımlanan risklerin azltılması
İzleme ve ölçme cihazları
Kuruluşun, taahhüt ettiği izleme ve ölçmeyi ve bunun için gerekli cihazları belirlemesi gerekir. Bunun içinde izleme ve ölçme şartları ile tutarlı olmasını sağlayacak prosesleri oluşturmalıdır.
-Gerekli olduğunda, geçerli sonuçların sağlanması için ölçme techizatı;
-Belirli aralıklarla kalibre edilmiş veya doğrulanmış olmalı,
-Gerekli olduğunda yeniden ayar edilmiş olmalı,
-Kalibrasyon durumunun tayin edilmiş olmasını sağlamak için tanımlanmış olmalıdır.
-ölçme sonuçlarını geçersiz kılacak ayarlardan korunmuş olmalıdır.
-Taşıma, bakım ve depolanma sırasında
hasar ve bozulmalara karşı korunmuş olmalıdır. ( Bknz.ISO 10012-1,2)
ölçme, analiz ve iyileştirme
ölçme verileri gerçeğe dayalı karar verme için önemlidir. Üst yönetim, kuruluşun performansını ve ilgili tarafların tatminini sağlayan verilerin etkin ve verimli ölçülmesini, toplanmasını ve geçerli kılınmasını sağlar. Bu iş, geçerliliğin gözden geçirilmesi, ölçmenin amacı ve kuruluşa değer katmak için verilerin amaçlanan kullanımını içerir.
Performans ölçmelerde; ürünlerin ölçülmesi ve değerlendirilmesi, proseslerin yeterliliği, proje hedeflerinin başarılması ve müşteri ve diğer ilgili tarafların tatmini amaçlanmıştır. Kuruluş kendi performans iyileştirme faaliyetlerini sürekli olarak izlemek ve bu uygulamaları kayıt altına almakla gelecekteki uygulamalara veri sağlar.Faaliyetlerden elde edilen veriler ve analiz sonuçları kuruluş performansını iyileştirmek için bilgi sağlamak ve gözden geçirme amaçlarını da kapsamaktadır.
ölçme ve izleme metodlarını da şu şekilde örneklemek mümkündür:
Müşteriler ve diğer ilgili taraflar için tatmin araştırmaları, İç tetkikler, mali ölçmeler ve öz değerlendirmeler.
Müşteri tatmininin ölçülmesi
Müşteri tatmininin ölçülmesi ve izlenmesi, müşteri ile ilgili bilgilerin gözden geçirilmesine dayanır. Bu gibi bilgilerin toplanması, aktif veya pasif olabilir. Yönetim müşteri ile ilgili birçok kaynağın varlığını tanır ve kuruluşun performansını iyileştirmek bakımından bu bilgileri toplamak, analiz etmek ve kullanmak için etkin ve verimli prosesler oluşturur. Kuruluş, iç veya dış kaynaklardan , yazılı veya sözlü olarak mevcut müşteri kaynaklarını ve son kullanıcı bilgilerini tanımlar. Müşteri ile ilgili bilgiler aşağıdaki verileri içerir:
-Müşteri ve kullanıcı araştırmaları,
-Ürün şartları hakkında geri besleme,
-Müşteri şartları ve sözleşme bilgileri,
-Pazar ihtiyaçları,
-Hizmet teslimatı verileri ve
-Rekabetle ilgili veriler.
Müşteri tatmininin ölçülmesi hayati bir önemi vardır. Müşteri tatmininin geri beslemesinin talebi, ölçülmesi ve izlenmesi sürekli temelde bilgi sağlar. Bu, ürün fiyatı ve teslimatının yanında , şartlara uygunluğu, müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılamayı da gözönünde tutar. Kuruluş müşterinin sesine etkin ve verimli kulak vermek amacıyla prosesler planlar ve oluşturur. Bu prosesler için planlama, bilgi kaynakları dahil veri toplama metotlarını, toplama işinin sıklığını ve veri analizi gözden geçirmesini tarif eder ve uygular.
Bunun için izlenecek yol;
-müşteri şikayetleri,
-müşteriler ile doğrudan iletişim,
-anketler ve araştırmalar,
-verilerin toplanma ve analizi,
-odak gruplar,
-müşteri kuruluşlarından gelen raporlar,
-değişik medyalardaki raporlar,
-Sektör ve endüstri çalışmaları
İzleme ve ölçme
Ürün şartlarının yerine getirildiğini doğrulamak için ürünün karakteristiklerini izlemeli ve ölçmelidir. Bu doğrulama ürün gerçekleştirme prosesinin uygun aşamalarında
planlanan düzenlemelere göre gerçekleştirilmelidir.
Kabul kriterlerinin uygunluğu,kayıtlar, ürünün serbest bırakılmasında yetkili kişi gösterilmelidir.
Uygun olmayan ürün
Belirlenen şartlara uymayan ürünün, yanlışlıkla kullanımının veya teslimatının önlenmesi için tanımlanması ve kontrol edilmesi sağlanmalıdır. Kontroller ve uygun olmayan ürünle ilgili sorumluluk ve yetkiler dokümante edilmiş bir prosedür içinde tarif edilmelidir.
Veri analizi
Kararlar, ölçümlerden ve toplanan bilgilerden elde edilen verilerin analizine dayanır. Bu standartlarda, planlara, hedeflere ve diğer tarif edilmiş amaçlara göre performansı değerlendirmek için olasıl yararlar da dahil iyileştirme yapılacak alanları tanımlamak için çeşitli kaynaklardan gelen verilerin analiz edilmesi gerekir.
Gerçeklere dayanan geçerli analiz metodları, uygun istatiksel teknikler, deneyim ve sezgi ile dengelenmiş mantıksal anaizlerin sonuçlarına dayanan kararların verilmesi ve önlemlerinin alınması sistemin başarısı için önem taşır.
Verilerin analizi bir yandan da mevcut veya potansiyel sorunların kökeninin belirlemesinde yardım sağlayabilir. Sonuçta iyileştirme için düzeltici ve önleyici faaliyetler hakkında yönlendirici kararları gerektirdiğidir.
Kuruluşun toplam performansının yönetimce etkin değerlendierilmesi için, kuruluşun bütün kısımlarından gelen bütün bilgi ve veriler toplanır ve analiz edilir. Kuruluşun genel performansı kuruluşun farklı seviyeleri için saptanır ve analiz sonuçları aşağıdaki aktivitelerin tayin etmek için kuruluş tarafından kullanılabilir. Bunlar: Eğitimler,müşteri tatmini, proseslerin etkinliği ve verimi, tedarikçi katkısı,performans iyileştirme hedeflerinin başarısı, kalitenin ekonomisi, finansal ve pazarla ilgili performans, performansın kıyaslanması ve rekabetçilik.
İyileştirme ve iyileştirmenin sürekliliği
Yönetim, iyileştirme kavramını, olanakları ortaya çıkarmak için illaki bir sorunun ortaya çıkmasını beklemekten çok, kuruluşun proseslerinin etkinliğini ve verimini iyileştirmeye sürekli olarak istekli olmalıdır. İyileştirmeler, devam eden sürekli iyileştirmenin küçük aşamalarından, stratejik iyileştirme projelerine kadar uzanabilir. Böylece kuruluş iyileştirme faaliyetlerini tanımlayacak, yönetecek bir sisteme sahip olur. Bu iyileştirmeler, kalite yönetim sistemi veya kuruluşa rağmen, ürün veya proseslerde değişiklikle sonuçlanabilir.
Düzeltici faaliyet
Yönetim, düzeltici faaliyetin iyileştirme için bir araç olarak kullanılmasını sağlamalıdır.Düzeltici faaliyet planlaması, sorunların öneminin değerlendirilmesini içerir ve işletme maliyetleri, uygunsuzluk maliyetleri, ürün performansı, bağımlılık, güvenlik ve müşterilerin tatmini gibi konular üzerinde potansiyel etki oluşturur.
Tarif edilmiş düzeltici faaliyet, tekrarı önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenlerinin giderilmesi üzerinde odaklanır. Düzeltici faaliyet verileri aşağıdaki bilgi kaynaklarından sağlanır.
Müşteri şikayetleri, uygunsuzluk raporları,iç tetkik raporları, yönetimin gözden geçirmesinden gelen çıktılar, veri analizi çıktıları, tatmin ölçümleri çıktıları, ilgili kalite yönetimi sistemi kayıtları, kuruluş insanları, proses ölçüm ve öz değerlendirme sonuçlarıdır.
-Kaybın önlenmesi veya önleyici faaliyetler
Proseslerin ve ürünlerin performansının kalıcı olmasını sağlamak amacıyla kayıpların etkilerini azaltmak için plan yapılır. Planlama ile kaybın önlenmesi ilgili tarafların tatminini sağlamak amacıyla, gerçekleştirme ve destek proseslerine , faaliyetlere ve ürünlere uygulanır. Kayıpların önlenmesi için sistematik planlama gerekir. Geçmiş verilerin değerlendirilmesi dahil, uygun metotların kullanılışı ve performansa bağlı kritiklik verileri ve aşağıdaki yöntem ve metotlardan yararlanılır
-Hata metodu ve etki analizi giibi risk analizi araçlarının kullanımı,
-Müşteri ihtiyaçları ve beklentileri
-Pazar analizi,
-Yönetimin gözden geçirme çıktısı,
-Veri analizi çıktıları,
-Tatmin ölçmeleri,
-Proses ölçmeleri,
-İlgili kalite yönetimi sistemi kayıtları,
-Geçmiş deneyimden alınan dersler,
-öz değerlendirme sonuçları,
-Kontrol dışı çalıştırma şartlarına yaklaşım için erken uyarı sağlayan sistemler ihtiyaç ve beklentileri tatmin için kayıp önleme ve önceliklendirme bakımından herbir proses ve ürüne uygun etkin ve verimli bir plan geliştirmek için veri sağlayacaktır.
-Sürekli iyileştirme
Kuruluş için gelecek sağlamaya ve ilgili tarafların tatmin edilmesine yardım için,
yönetim, proseslerde, faaliyetlerde ve ürünlerde performansın iyileştirilmesi bakımından olanakları aktif olarak arayan çalışanların katılımını sağlayan bir kültür oluşturur. Çaışanların katılımı için üst yönetim, yetkinin temsil edildiği, kuruluşun kendi performansını iyileştirebileceği durumlarda imkanları tanımlamak amacıyla çalışanların güçlendirildiği ve sorumluluğu kabul ettiği bir ortam oluşturulur. Bu ortam aşağıdaki benzer faaliyetler ile oluşturulur;
-Çalışanlar, projeler ve kuruluş için hedeflerin konulması,
-Rakip performansı ve en iyi uygulamanın kıyaslanması,
-İyileştrmenin başarısı için tanınma ve ödüllendirme,
-Yönetim tarafından tepki ve önerilerin zamanında yapılması.
Sürekli iyileştirme için proses, müşterilerin ve diğer ilgili tarafların tatminini iyileştirmek için olduğu kadar kuruluş iç etkinliğini ve verimini iyileştirmek için bir araç olarakta kullanılır.
Yönetim, kuruluş ve ilgili taraflar için maksimum faydayı sağlamak için önemli iyileştirme olanakları arayışı ile beraber mevcut proseslere bütünleşik olarak devam eden küçük aşama faaliyetleri şeklinde olan iyileştirmeleri de destekler.
Kaynak
1-TECHNICAL SPECIFICATION
ISO/TS 16949 International Automotive Task Force Referans Num. ISO/TS 16949:2002(E)
Otomotivde Kalite Yönetim Sistemleri
2-TSE EN ISO 9004 Kalite Yönetim Sistemleri-Performans İyileştirmeleri İçin Kılavuz, TSE- Nisan 2001
3-TSE EN ISO 9001:2000- Nisan 2001 Kalite Yönetim Sistemleri
Bu yazı : Plastik amp; Ambalaj teknolojileri Dergisinde ( Ocak-Şubat-Mar t2003)
endüstri amp; otomasyon dergisinde Şubat-Mart-Nisan 2003
Makine market ve Otomasyon Market Dergisinde Mart-Nisan-Mayıs-Haziran-Temmuz 2003 yayımlanmıştır